Büromanager*in bei FragDenStaat

Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.

Aufgaben – Einleitung

Wir sind auf der Suche nach einer teamstarken, politischen und gerne auch technisch interessierten Persönlichkeit, die Lust hat, gemeinsam mit uns die Wirkung von FragDenStaat zu erhöhen und das Team durch organisatorische und kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten zu verstärken. Daneben achtest Du auf das Erscheinungsbild und die Ausstattung unseres Büros im Allgemeinen. Du musst nicht alles selbst machen, aber erkennen, wann was gebraucht wird. Im Team wirst Du vor allem eng mit Judith zusammenarbeiten. Mit ihr in Abstimmung übernimmst Du die Verantwortung für reibungslose administrative Abläufe unserer Arbeit. Zusätzlich wird es in Deinem Tätigkeitsbereich viele Schnittstellen zu Kolleginnen aus der Geschäftsführung des Vereins geben, da sich alle Mitarbeitenden der OKF das Büro teilen.

Aufgaben

• Organisation der Büroabläufe; insbesondere Bearbeitung und Ablage der (Behörden-)Post
• Rechnungen bearbeiten und Schnittstelle zur Buchhaltung der OKF; anteilig ggf. auch Tätigkeiten in der Personalverwaltung
• Administrative Planung und Durchführung von FragDenStaat-Veranstaltungen, wie beispielsweise Retreats und Feiern
• Erste*r Ansprechpartner*in für telefonische und schriftliche Anfragen und Anliegen an FragDenStaat
• Administrative Unterstützung des gesamten Teams, vor allem des Legal- und des Investigativ-Teams
• Verwaltung der FragDenStaat-Materialien (Merch) und Versand dieser Produkte, ggf. zukünftig Online Shop-Betreuung

Was Sie mitbringen

• Ehrenamtliche oder berufliche Erfahrung in der Verwaltung einer Organisation. Alternativ eine Ausbildung als Bürofachkraft oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung.
• Zu Deinen Stärken gehören selbstständiges Arbeiten, gutes Zeitmanagement und gute Kommunikationsskills
• Freude und Offenheit dafür, Dich in neu aufkommende Aufgaben sowie Themen einzuarbeiten. Eine kreative und praktische Herangehensweise sind dabei von Vorteil.
• Gute Deutsch- (mindestens Level C1) und Englischkenntnisse (mindestens Level B2)

Was wir Ihnen bieten

• Eine sinnstiftende Tätigkeit zur Stärkung von Demokratie und Informationsfreiheit
• Enge Zusammenarbeit im Team von FragDenStaat
• Dazuzulernen in den Bereichen, die Dir wichtig sind, auch durch Fortbildungen, die FragDenStaat für Dich bezahlt
• Flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten
• Unterstützung bei technischen Hilfsmitteln
• Eine gute Büroatmosphäre in Berlin mit einem motivierten Team, klaren Strukturen und umfassendem Onboarding. Es gibt im Büro kostenlose Getränke und Menstruationsprodukte. Das Büro ist mit Fahrstuhl stufenfrei erreichbar. Wenn Du auf weitere Barrieren stößt, möchten wir sie abbauen.
• Eine Vergütung ausgerichtet am Tarif TV-L E12 Stufe 1 in einem transparenten Gehaltssystem mit geringer Gehaltsspreizung im Team
• 30 Urlaubstage im Jahr bei Vollzeit-Beschäftigung
• Monatlich 20 Euro Zuschuss für dein Ticket für den Öffentlichen Nahverkehr

Weitere Informationen

Die Stelle ist idealerweise zum 1. Juli 2024 zu besetzen. Sie ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Wir streben eine Entfristung an. Bitte schicke uns Deine Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf, möglichem Beginn und bevorzugtem Stundenumfang bis zum 19. Mai 2024 per E-Mail an Judith via jobs@okfn.de.

Wir möchten vor allem wissen, woran Du Interesse hast, was Du gut kannst, was Dich bewegt und motiviert. Bitte sende uns weder Bewerbungsfotos noch Angaben zu Alter und Familienstand zu. Ob Du einen Hochschulabschluss hast, ist für uns nicht entscheidend. Arbeits- und Abschluss-Zeugnisse brauchen wir nicht.

Wie es weitergeht

Wir werden alle Bewerbungen sichten, ggf. nachanonymisieren und dann den Personalverantwortlichen zur Auswahl vorlegen. Im Anschluss werden wir möglicherweise mit ausgewählten Kandidat*innen Telefongespräche führen, um offene Fragen zu klären. Nach Sichtung der Ergebnisse wird die Anonymisierung aufgehoben und wir laden einige Bewerber*innen zum persönlichen Kennenlernen ein. Diese Gespräche finden vom 27.05.-30.05.2024 in Berlin statt. Die innerdeutschen Reisekosten für die Bewerbungsgespräche übernehmen wir, sofern sie nicht von der Arbeitsagentur getragen werden.

Interesse geweckt?