Executive Assist to CEO deutschsprachig & Berlin (m/w/d)

Executive Assist to CEO deutschsprachig & Berlin (m/w/d)

Deine Mission

Du bist das organisatorische Herz des Alltags unseres CEOs und sorgst dafür, dass sowohl sein berufliches als auch privates Leben reibungslos funktioniert. Dabei übernimmst Du eine Vielzahl von Aufgaben, die höchste Präzision, Integrität und Zuverlässigkeit erfordern:

• Kalender- und Terminmanagement: Du sorgst dafür, dass sein Kalender immer klar strukturiert ist, organisierst Meetings, erinnerst an wichtige Termine (z.B. Business, Geburtstage, Arzttermine) und schaffst mehr Freiraum in seinem Alltag.
• Reiseplanung: Du planst seine geschäftlichen und privaten Reisen von A bis Z: vom Buchen der Flüge und Unterkünfte bis hin zu Restaurantreservierungen und Ausflügen – alles pünktlich, auf Kosten optimiert und gut vorbereitet.
• E-Mail- und Postfachmanagement: Du bearbeitest und priorisierst seine E-Mails, hältst sein Postfach sauber und reagierst auf dringende Nachrichten, wo nötig.
• Organisieren von Events und Familienfeiern: Du kümmerst Dich um die Planung und Koordination von geschäftlichen Meetings oder privaten Anlässen, sodass alles nach Plan läuft.
• Recherchen: Du führst gezielte Recherchen durch, um fundierte Entscheidungen zu unterstützen – sei es zu Geschäftsthemen oder privaten Fragen.
• Erledigung von persönlichen Aufgaben: Du unterstützt ihn bei täglichen Erledigungen, wie Geschenkideen, und kümmerst Dich auch um die Automatisierung sich wiederholender Tasks.

Dein Profil

• Zuverlässig und präzise: Du legst Wert auf Details, arbeitest absolut sorgfältig und verlierst nie den Überblick – egal, wie viele Aufgaben auf Dich zukommen.
• Strukturiert und organisiert: Planung und Koordination sind Deine Stärke. Du kannst Prioritäten setzen und weißt, wie Du Zeitpläne und Fristen optimal einhältst.
• Kommunikativ und durchsetzungsstark: Du kommunizierst klar und direkt, kannst Anweisungen befolgen und gleichzeitig Initiative ergreifen, um Probleme eigenständig zu lösen.
• Diskretion und Integrität: Du arbeitest mit sensiblen Informationen und gehst jederzeit verantwortungsvoll damit um. Vertraulichkeit ist für Dich selbstverständlich.
• Erfahrung und Tools: Du bringst mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer Assistenzrolle mit, vorzugsweise in größeren Unternehmen, und bist geübt im Umgang mit E-Mail- und Kalendertools. Erfahrung mit Finanzmanagement ist von Vorteil.
• Serviceorientiert: Du hast einen hohen Servicegedanken und setzt alles daran, die bestmöglichen Lösungen zu finden.
• Tools: PowerPoint, Excel, Asana beherrschst du im Schlaf und recherchierst zielführend mit ChatGPT
• Idealerweise abgeschlossenes Studium und wohnhaft in Berlin

Warum wir?

• Wir arbeiten mit OKRs, die es uns ermöglichen, unseren Erfolg von Monat zu Monat zu messen!
• Teamwork ist uns wichtig! Wir sind derzeit ein kleines, familiäres Team von 40 Personen. Wir ziehen alle an einen Strang, und es ist selbstverständlich, dass wir uns aufeinander verlassen können.
• High performance & Erfolg werden rewarded - wir bieten ein attraktives Bonussystem zusätzlich zu deinem festen Monatsgehalt.
• Professionelle und persönliche Weiterentwicklung ist uns wichtig.
• Jährliches Budget für deine persönliche Weiterentwicklung
• 28 bezahlte Urlaubstage, plus die Möglichkeit auf 2 zusätzliche Tage
• Baden-Württemberg & Berliner Feiertage!
• Exklusiver Rosental Rabatt für dich und deine Liebsten